こんにちは♪WILL&LIFE®︎スタッフです。
皆さま、いかがお過ごしでしょうか？
今週は、台風７号、台風８号が日本列島に接近しており、各地で大雨の予報が出ていますね。
皆さま、くれぐれもご注意くださいませ。
さて、最近の私は、今後の事業を行なっていく上での方針を少しずつ自分の中で決めていこうと考えております。
今回の記事では、「クライアントさんとのやりとりを何に保管するか？」について書いてみました。
それでは、どうぞ〜♬
AIに税務調査について聞いてみた
税務調査についてAIの回答
AIに「クライアントさんとのセッションなどに使用したノートやカルテなどが税務調査の対象になるか」聞いてみることにしました。
税務調査では、コーチングのクライアントカルテや面談記録（セッションノートなど）も調査の対象になります。売上や経費の計上漏れがないか確認するため、事業に関わる記録はすべて確認される可能性があります。
コーチング記録が見られる理由とポイントは以下の通りです。
- 売上の裏付け確認：契約日、セッション実施日、料金の支払状況が帳簿上の売上と一致しているか確認されます。
- 経費の妥当性確認：クライアントとの飲食費や関連する資料代などが、事業に関連しているか確認されます。
- データも対象：紙のノートだけでなく、パソコン内のデータ、メール、LINEなどのチャット履歴、予約システムの記録も調査対象となります。
なお、調査は事業に関係する部分に限られ、クライアントの個人的なプライバシーに関わる深い内容まで無条件に見られるわけではありませんが、売上や経費の根拠となる日時は厳しくチェックされます。
紙のノートであっても原則7年間は保管しておくのが最も安全です。
税法上、確定申告に関する「帳簿」や「書類」は、法人・個人問わず最長7年間（白色申告の任意帳簿などは5年間）の保存義務があります。コーチングの面談ノートは、売上の発生時期や経費の正当性を証明する「業務用の控え書類」とみなされるためです。
残しておくべき理由と注意点は以下の通りです。
- 白色・青色問わず7年が安全：青色申告の重要書類は7年、白色でも売上に関する書類は7年の保存が必要です。
- 税務署への「反証」に使える：万が一、売上時期や経費について疑われた際、当時のメモが強力な証明になります。
- プライバシーの保護：紙のノートをそのまま見せるのが不安な場合は、金額や日付に関係のない「守秘義務にかかわる個人情報」を付箋などで隠して提示する交渉も可能です。
破棄してしまうと「売上を隠しているのではないか」と疑われた際に身を証明できなくなるリスクがあるため、段ボール等にまとめて保管しておくことをおすすめします。
さて、この内容をふまえて、私はどうする？笑
管理職時代に税務調査に似た形式の調査に参加したことがある私
実は、税務調査ではないのですが、以前、管理職をしていた頃に本業のほうで税務調査に似た調査に参加したことがありまして…。（管轄が税務省ではなく、他の省でした）
ある日突然、通知が来るんですね…苦笑
その通知には調査が行われる日時と必要な書類などが記載されていました。
なんだこれ？と思ってエリアマネージャーに連絡したら、「たぶん開業５年経ったから調査が入るんだよ」とのこと。
要は事業が開始されてからある程度の期間が経つと、きちんと法律に沿った運営がなされているか国からの調査が入るわけです。
もし法律に沿って運営ができていない場合、最悪の場合、営業停止になることも…。
私はたまたまその調査が入る時期に管理職をしていたため、管理者として出席することになってしまったんですね。
その通知が来てからというもの、必要書類を集め、調査時に質問された場合に備えての準備がスタート。
毎日、通常の仕事内容＋夜間の残業続き。
当日は本部の方も同席していただきましたが、普段の業務や運営についてはご存知ないので、基本的に私のみが調査員の方からの質問にお答えします。
（たしか調査員の方は５人程度だったと思います。就職活動の面接みたいな形式でした）
なんとか大きなご指摘もなく、比較的滞りなく終わったものの…
できればもうやりたくないと思ったわけで…笑
（準備中も調査時もかなりのストレスです…苦笑）
このときの調査の最高責任者は、当時の会社の社長です。
ですが、個人事業主になったことで、今度は私が責任者となり税務調査が行われる可能性があるわけです。
ここはもう腹を括って、「税務調査は必ず来るもの」として準備しておこう！笑
事業初期は紙のみ、クライアントさんが増えてきたらオンラインカルテも導入を検討
ひとまず…クライアントさんが増えるまでは、紙のみでカルテやセッションノートを管理することにして、クライアントさんが増えて紙のみでの管理が難しくなってきたらオンラインカルテを導入しようかと…。
どっちみち、紙をまったく使わないなんてことはないので、ノートは確実に使う方向で考えておきましょうかね。
念のため、会計ソフトに証憑登録もしておいたほうがいいのかなぁ…？
その場合は、クライアントさんの個人情報を付箋とかで隠しておいたほうがいいわけですね？
スキャンする時のことも考えると、ノートタイプよりもルーズリーフの方がスキャンしやすいですね。
紙のノートは「ロルバーン」に決定！
プライベート用と事業用は別保管に
クライアントさんとのセッションノートはロルバーンLにすることに♡
（やはり使い慣れた大好きなノートが1番だ♡ 何度も他のノートに浮気しそうになったこともありますが、やっぱり1番なのです♡）
ということは、プライベート用と事業用できっちり分けないといけないですね。
去年整理したロルバーンはプライベート用として業務用とは別保管しておいたほうがいいというわけですね？
今のところ、日記用としては「ロルバーンL１日１枚」を目安に使っています。
それ以外としては、勉強用などに使用中です。
ロルバーンLダイアリーには165ページのメモが用意されていますので、枚数としては82枚くらい？
ということは、日記に使用する分だけでも
365枚/年÷82枚/冊＝4〜5冊/年
あれば足りるというわけですね…？
きっとあと２年もすればこのルーズリーフは使い切ると思うので…
その後は年４冊くらいの購入にとどめれば、積んロル状態も解消できそうです♡
（はたしてとどめられるのか…そこが問題だ…笑）
７年保管しても負担にならないものを選ぼう！
コロナ禍の頃にプライベート用のロルバーンLをたくさん買い集めました。（積んロル大量発生！笑）
心理学では「人は不安になるとモノを溜め込み始める」と言われていたりもしますが、コロナ禍が起こって不安になった私は、無意識的にロルバーンを買い集めて心を落ち着かせようとしていたというわけですね。
（どれだけロルバーンが好きなのや？笑）
集め始めて最初の頃はとても満足だったのですが、次第に「使いきれていない」という罪悪感が出てきてしまい、「減らしたい！」と強く思うように。
（今は無理して「使おう！」とも「増やそう！」とも思わなくなり、ちょうどいい感じ♡）
事業用に使うノートは７年間捨てられないので、表紙も含めて本当にお気に入りのデザインを選びたいものです♡
ちょうど７月から 25thアニバーサリーも始まるので、そのときにお気に入りの表紙のロルバーンLを何冊か購入して事業用にまわせばいいなぁ♡
週に何回セッションする？〜事業用ノート、１年に何冊購入する？〜
今のところ、本業には１日4時間・週５日費やしています。（通勤時間も含めたら１日5〜6時間）
私自身の生活もあるので、ライフコーチとして週にセッションできるのはMAX４〜５人程度でしょうか。
仮に４人だとして、１時間のセッションを行い、ノートを１枚使うとします。
すると…
１枚/人×４人/週×52週/年＝208枚/年
208枚/年÷82枚/冊＝約２〜３冊/年
仮に３冊/年だとすると…
3冊/年×7年＝21冊
うむ…常に家の中に業務用ロルバーンが21冊程度ある状態になるわけですね？
それプラス、プライベート用？笑（大丈夫か？笑）
とりあえず今回の事業用ノートの購入は、３冊くらいまでにとどめておいたほうが良さそうだ…。
（大丈夫か？できるのか？笑）
・ロルバーンダイアリーL×１冊
・ロルバーンL×２冊
これくらいを目安に購入することにしましょう！♡
事業用・プライベート用合わせてこのケース２つ分くらいの量に収めたいところ…
紙ものは毎年、定期的に整理しようと思う！
ひとつの事業の寿命は約30年と言われているようですが、例えば私がこれから30年事業を続けたとすると72歳。（開業届を出したのは42歳の頃）
プライベート用ロルバーンの整理同様、最初の７年を迎えたら毎年毎年、定期的に整理しないとあっという間に部屋が埋まりますね。
今のうちから整理する習慣をつけて、おばあちゃんになって身体が動きにくくなったときにも対応できるよう考えておこうと思います。
（となると、重さのことも考えて…やっぱり処分や持ち運びのしやすいB6サイズのロルバーンにしておこう！）
それでは、また〜♬
